Ugur Ertas Hogeschool van Rotterdam 17 september 2019

Eén van de moeilijkste dingen in het eerste jaar van het HBO, zijn de projecten waarbij je binnen groepen werkt. Vooral wanneer je werkt in groepen waar meer dan 4 studenten in zitten, is het soms moeilijk om je eigen plaats binnen zo’n projectgroep te vinden. Dit kan vaak resulteren in nauwelijks een rol hebben binnen een project Dat is jammer, want vaak beschik je wel over de kwaliteiten om iets toe te voegen aan de opdracht. Een gebrek aan communicatie onderling en een slechte planning zorgen ervoor dat je in zo’n geval niet de kans krijgt om die kwaliteiten te laten zien. 

communiceren projectgroep

Hoe los ik dit probleem op?

Het is belangrijk om van tevoren op te schrijven wat ieders taak is binnen een project. Kijk hierbij dus ook naar je eigen bijdrage. Voorbeeld: met drie developers binnen een project is de kans groot dat één ervan geen werk heeft – vooral als het iemand is die introvert is.

Probeer altijd je teamgenoten overal bij te betrekken. Zo zorg je ervoor dat niemand achterblijft. Tegelijkertijd is het belangrijk dat je – zelfs als je wat teruggetrokken bent – initiatief neemt. Dit klinkt misschien als iets vanzelfsprekends, maar het gebeurt vaak niet tijdens projecten.
Verder is het ook belangrijk dat één persoon niet te veel taken op zich neemt of toebedeeld krijgt, zelfs als diegene het zelf wil. Het gevolg hiervan is vaak dat het een eenmansproject wordt, waarbij iedereen één persoon volgt. Dit is problematisch tijdens een presentatie, omdat je dan niet weet waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Dit is soms lastig om op te lossen, want je merkt vaak dat niet elke student uit je projectgroep op hetzelfde niveau zit. *Vooral voor developers is dit een obstakel.*  In dit geval is het beste om de andere projectleden toch een taak te geven. Al is het een kleine of simpele taak; het gaat erom dat iedereen zichzelf kan ontwikkelen binnen in een project. Op deze manier krijgt iedereen het gevoel dat hij of zij wat heeft bijgedragen aan het project en dat je tegelijkertijd een goed resultaat hebt neergezet.

Communicatietools inzetten binnen een projectgroep

 

 

Afbeeldingsresultaat voor trello

Het is belangrijk dat je binnen een project zoveel mogelijk gebruik maakt van technische middelen om de communicatie binnen projecten te verbeteren. Eén van deze middelen is Trello. Hiermee kun je heel makkelijk taken bijhouden van meerdere leden en deadlines opstellen zodat elke persoon verantwoordelijk gehouden kan worden voor de taken die ze moeten afmaken. Verder is een WhatsApp-groep ideaal om zaken te bespreken wanneer je niet op school bent. Vooral voor simpele zaken zoals afwezigheid tijdens een projectdag. Dit zorgt er ook voor dat je vaak met elkaar in contact blijft. Wat namelijk vaak gebeurt binnen een project, is dat er niet gesproken wordt met elkaar waardoor niemand echt een taak of enige verantwoordelijk heeft – waardoor er dus niks gebeurt.

Google Drive kun je verder gebruiken om documenten te ordenen. Dit is een goed werkende centrale plek om documenten te delen, waar iedereen ook nog eens makkelijk bij kan. Dit is vooral handig voor presentaties, want hiermee kun je samen tegelijk in één bestand aan een presentatie werken. Zelf vind ik het gebruik van Google Drive ideaal, omdat je dan ook weet wat wel en niet afgemaakt is. Hiermee voorkom je dus ook dat meerdere teamleden aan één taak werken. Dit is natuurlijk hartstikke zonde!

Doelen formuleren

Naast deze middelen zijn er ook een aantal technieken die je kunt gebruiken om het doel van het project vast te stellen. Eén daarvan is het SMART-principe. Met de SMART-methode kun je snel in kaart brengen wat het doel is van het project. Hieronder heb ik een voorbeeld van hoe je taken binnen een project SMART formuleert:

Eigen ervaring eerstejaars projecten

De reden dat ik hierover schrijf is, omdat ik in het eerste jaar van mijn studie vaak in dezelfde situatie heb gezeten. Ik wist dat ik over de kwaliteiten beschikte om iets te doen, maar soms vond ik het moeilijk om mijn plaats binnen een project te vinden. Dit resulteerde er vaak in dat ik niet echt iets toevoegde, gewoon mijn eigen ding deed en het vervolgens niks terugkoppelde aan mijn teamgenoten. Aan het eind van het project krijgen je teamgenoten dan het idee dat je niet veel gedaan hebt. Houd je teamgenoten daarom altijd op de hoogte waar je mee bezig bent. Zo voorkom je dat er misverstanden ontstaan.

Ontstaat er een probleem binnen de samenwerking van je projectgroep? Maak dit bespreekbaar in plaats van dat je het in je eentje probeert op te lossen. Probeer dan ook nooit te veel werk in je eentje te doen. Dit deed ik in het verleden vaak wel, omdat ik bang was dat we de deadline niet haalden. Het maakt niet uit hoe goed je bent in je werk; bij grote projecten worden sommige taken simpelweg te complex en zul je dit zelf niet kunnen afmaken. Transparantie is het belangrijkste binnen een project dus probeer daarom zoveel mogelijk met elkaar te communiceren.

Abonneer!

En blijf op de hoogte van de laatste marketing en communicatie ontwikkelingen.

Meer van Ugur

Hoi! Ik ben Ugur. Ik ben een vierdejaars student van de opleiding Creative Media & Game Technologie aan de Hogeschool van Rotterdam. Ik ben een creative developer die altijd op zoek is naar cutting edge technologie om mijzelf te ontwikkelen en om een bijdrage te leveren aan de maatschappij. Mijn interesses in het vak zijn onderwerpen zoals The Internet of Things en Artificial Intelligence. Verder hou ik ook van reizen en daarom ben ik nu ook in Finland voor mijn minor (Game programming) om in contact te komen met verschillende culturen en nieuwe kennis op te doen binnen en buiten mijn vakgebied. Naast mijn studie ben ik ook bezig met het bijhouden van mijn eigen blog op het platform Medium. Hier behandel ik onderwerpen zoals Artificial Intelligence, maar ook meer technische onderwerpen zoals coding skills. Blogger zijn bij Studentmind betekent voor mij dat ik mijn kennis met nog meer mensen kan delen en met andere bloggers in contact kan komen. Ik zal hier vooral blogs plaatsen over de persoonlijke ontwikkeling van een student en hoe je je tijd best kan indelen om projecten en tentamens succesvol af te ronden.

Blogger worden?

 

Als Studentmindblogger maak je je eigen content. Jouw blogs brengen studenten kennis bij en zijn een bron van inspiratie. Je schrijft maandelijks een blog over marketing/communicatie of ervaringen binnen je studie. De onderwerpen waarover je schrijft mag je zelf bepalen. Je kunt immers het beste schrijven over iets waar je passie ligt!