Rose van den Hoven Hogeschool van Rotterdam 9 juli 2019

De deadline was gezet. Zaterdag 9 juni 2019 zou het evenement plaatsvinden waar ik met vier andere studenten een half jaar lang aan gewerkt heb. Dit keer geen rapport of presentatie voor een fictieve opdrachtgever; er moesten écht resultaten geleverd worden. It just got real. Theorieboeken kunnen je in zekere mate voorbereiden en ondersteunen, maar uiteindelijk is het organiseren van een evenement een proces van trial & error. Je moet het zelf ondervinden. Voor wie dit nog komen gaat, geef ik 5 tips voor het organiseren van een evenement.

evenement organiseren

Tip 1: Maak duidelijke afspraken en leg deze schriftelijk vast

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het schriftelijk vastleggen van afspraken met zowel interne als externe partijen is cruciaal voor een goede samenwerking. Afhankelijk van de grootte van je team, bepaal je hoeveel en wat voor afspraken je met elkaar maakt. In mijn geval was dit een erg belangrijk punt. We waren namelijk een team bestaande uit vijf extraverte persoonlijkheden die allemaal een platform wilden voor hun ideeën en input. In plaats van goed georganiseerde communicatie krijg je dan een hok vol kakelende kippen. Niet zo effectief dus.

Het lijkt misschien wat kinderachtig, maar het kan onwijs helpen om een aantal gedragsmatige afspraken te maken. Print ze en hang ze op waar het hele team ze kan zien. Op deze manier hoef je bij onenigheid alleen even kort te wijzen op de afspraken waar iedereen mee ingestemd heeft en voorkom je de transformatie van een hok kakelende kippen naar een hok vol met kraaiende hanen.

Tip 2: Maak een inzichtelijke planning: To do / Busy / Done

Het is enorm handig om niet alleen inzichtelijk te maken welke taken je op korte termijn hebt liggen, maar ook welke taken er op lange termijn uitgevoerd moeten worden. Een handige methode die je hiervoor kunt inzetten is de scrummethode. Scrum is een effectievere en flexibelere manier van werken die het voor een team mogelijk maakt projecten op een productievere wijze op te leveren en eventuele problemen snel te tackelen. Wat ik zelf erg prettig vond aan de scrummethode, is dat je leert prioriteiten te stellen en ver vooruit te kijken in een project. Op deze manier houd je het overzicht en zijn resultaten duidelijk (terug) te zien.

Agile scrummen evenement

Bron: agile scrum group

Tip 3: Begin op tijd met het zoeken van sponsoren

Of er nou een budget beschikbaar is of niet, sponsoren kunnen altijd een waardevolle aanwinst zijn voor jouw evenement. Begin daarom vroegtijdig met het zoeken en werven. Let op: zorg wel dat je doelstellingen, concept en programma al (grotendeels) vast staan voordat je sponsoren/donateurs gaat bereiken. Het wordt vrij lastig om hen te overtuigen wanneer je zelf nog niet eens goed weet wat je evenement inhoudt, laat staan waarom het interessant is om erin te investeren.

Tip 4: Houdt relevante personen en/of instanties betrokken

Wanneer je de belangrijkste zaken op orde hebt en klaar bent om externe partijen te betrekken, is het ook essentieel dat je weet hoe je deze personen en/of instanties betrokken kunt houden. Redeneer vanuit de klant: ‘’What’s in it for you?’’ Zorg dat je op een rijtje hebt wat de voordelen zijn om betrokken te zijn bij jullie evenement en maak dit specifiek voor iedere externe partij. Houdt personen en instanties betrokken en enthousiast door om de zoveel tijd hen op de hoogte stellen van de ontwikkelingen binnen het project. Dit wordt vaak gewaardeerd waardoor je, wanneer nodig, ook op hulp kunt rekenen van hun kant.

Nog een extra tip: organiseer iets speciaals voor de betrokken partijen voor op de dag van je evenement. Denk aan een unieke uitnodiging, een vip-regeling of een bedankcadeautje. Op deze manier laat je je waardering blijken en is de kans groter op een eventuele samenwerking in de toekomst.

Tip 5: Plan voldoende tijd in voor de communicatie rondom het evenement

Get the word out! De organisatie van je evenement is volop in gang en als je niet uitkijkt vergeet je erover te communiceren. Je kan nog wel een geweldig evenement georganiseerd hebben, maar de opkomst bepaalt of het daadwerkelijk succesvol is of niet. Effectieve communicatie is dus een must. Zorg ervoor dat je hier op tijd mee begint en ga na met welke communicatiemiddelen je de doelgroep het beste kunt bereiken. Denk hierbij niet alleen aan de voor de hand liggende middelen, maar vooral ook daarbuiten: zoek in je eigen netwerk, ga op zoek naar de lokale radio of krant en kijk wat betrokken externe partijen voor je kunnen betekenen.

Uit eigen ervaring raad ik iedereen aan om ten minste één keer een evenement te organiseren, of het nou voor je opleiding, werk of vrijwillig is. En dat zeg ik niet omdat mijn evenement nou zo onwijs succesvol was, helaas eerder het tegendeel, maar het is gewoonweg een leerzaam project waarin je niet alleen beroepsmatig, maar ook als persoon groeit. En wie grijpt er nou geen kans aan om zich te ontwikkelen als persoon?

Abonneer!

En blijf op de hoogte van de laatste marketing en communicatie ontwikkelingen.

Meer van Rose

Hi! Ik ben Rose, een derdejaars communicatiestudent aan de Hogeschool Rotterdam. Dit jaar zal ik starten met een stage bij Het Stormt en ik kan niet wachten om te zien wat de praktijk voor mij in petto heeft. Schrijven heb ik altijd al erg leuk gevonden, maar ik wilde wel een doel hebben. Dat doel heb ik inmiddels gevonden: Ik schrijf voor het platform Smartconnecting van mijn opleiding. Toen mij de kans aangeboden werd om voor Studentmind te schrijven, greep ik die direct aan. Hierdoor kan ik niet alleen mijn schrijfskills verder ontwikkelen, maar ook kan ik zo meer studenten inspireren met mijn blogs en hen net zo enthousiast maken over het communicatievakgebied als ik!

Blogger worden?

 

Als Studentmindblogger maak je je eigen content. Jouw blogs brengen studenten kennis bij en zijn een bron van inspiratie. Je schrijft maandelijks een blog over marketing/communicatie of ervaringen binnen je studie. De onderwerpen waarover je schrijft mag je zelf bepalen. Je kunt immers het beste schrijven over iets waar je passie ligt!